UTS MPPL

1.Modul dalam E-Surat

Modul aplikasi ini adalah

·         Dapat mengirimkan pesan

·         Dapat menerima pesan

·         Menampilkan pesan masuk

·         Login user

·         Mendapatkan notifikasi sms

2.Gambaran Sistem

Sistem yang akan dibuat adalah sistem surat menyurat yang di lakukan pada suatu perusahaan sehingga kerahasiaan dari isi surat itu terjamin.

3.ruang lingkup SKPD

·         User dapat mengirimkan pesan ke user yang dituju

·         User dapat mengirimkan disposisi di dalam E-Surat yg dituju

·         User akan mendapatkan notifikasi berupa sms

·         User bisa menyimpan data kontak pegawai

·         Menyimpan seluruh surat yang masuk ke dalam database

4. KAK

No	PERIHAL	PENJELASAN
1	Latar Belakang	Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.
2	Maksud dan Tujuan	·         Memudahkan surat menyurat dalam suatu instansi ·         Mengurangi jumlah kertas yang digunakan ·         Mempercepat kinerja surat menyurat
3	Sasaran	Tersedianya sistem informasi surat menyurat sehingga dapat mendukung pelaksanaan kegiatan surat menyurat dalam perusahaan daerah di majalengka
4	Nama dan Organisasi Pengguna jasa	Lembaga penyedia Pangan Majalengka
5	Sumber pendanaan	APBD 2016
6	Lingkup,Lokasi,Fasilitas dan Alih Pengetahuan	a)      Lingkup Kegiatan                                    I.            Pengembangan Modul Modul Utama pada Sistem Informasi surat menyurat sebagai berikut: 1)      Mengirim surat 2)      Menerima surat 3)      Menampilkan surat masuk 4)      Mendapatkan notifikasi sms                                  II.            Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi Hak Cipta yang dibangun meliputi: 1)      User Requirement 2)      User Interface 3)      Migrasi Data 4)      Testing 5)      Database Dictionary 6)      Database Security 7)      Security Level 8)      Form Input/Output 9)      Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa 10)   User Manual                                III.            Validasi dan normalisasi data yang sudah ada, dengan jumlah ± 5.000 data.                                IV.            Pengadaan Server (Hardware) b)      Lokasi Kegiatan Lembaga penyedia Pangan Majalengka c)       Data dan Fasilitas Penunjang Data dan fasilitas yang disediakan oleh penyedia jasa adalah sebagai berikut:                                                         I.            Laporan dan Data Data pegawai Lembaga penyedia Pangan Majalengka                                                       II.            Akomodasi Ruang dan Kantor Sebuah ruang untuk meletakkan server dan terdaoat koneksi internet.                                                     III.            Staf Admin 2 orang Admin yang bertugas untuk memantau kegiatan penggunaan web sistem. d)      Alih Pengetahuan Penyedia jasa mengadakan sedikitnya 1 kali pelatihan terkait tata cara penggunaan Aplikasi serta cara kerja admin dalam memantau penggunaan website.

  

5.Komposisi team untuk mengerjakan proyek adalah sebagai berikut:

·         1 orang Project Manager

·         1 orang system analyst

·         3 orangprogrammer

·         1 orang designer

·         1 orang Quality Assurance

·         1 orang database administrator

·         2 orang trainer

5113100189

Admiral Budi Arviansyah 

Project Charter Document untuk website PT.IWAN CAHAYA SENTOSA

Project Charter Document

Project Name: Pengembangan sistem informasi penjualan

Company : PT.IWAN CAHAYA SENTOSA

Focus Area:Sistem Informasi

Product/Process: Website

Project Time : 24 March 2015 till 20 juli 2015

Cost Estimation : Rp 50.000.000

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
Admiral Budi Arviansyah	Project Manager
Admiral Budi Arviansyah	Developer
Iwan Cahaya	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	24/03/2015	Admiral Budi Arviansyah	Document created

1        PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah website penjualan pakan hewan PT.IWAN CAHAYA SENTOSA agar mendapatkan hasil yang lebih efisien dan mengurangi kebutuhan sumber daya manusia.

2           PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

•      Project goals

•      Objectives

•      Scope

•      Assumptions

•      Risks

•      Costs

•      Timeline

•      Approach

•      Organization

3           PROJECT OVERVIEW

PT.IWAN CAHAYA SENTOSA sebelumnya belum memiliki website untuk melakukan segala aktivitas perdangangannya.namun dikarenakan kebutuhan pembeli yang sangat besar dan kurangnya sumber daya manusia maka dibutuhkanlah website yang dapat melakukan penjualan pakan ternak yang dapat menguntungkan pihak pembeli dan pihak penjual.

4        PROJECT SCOPE

4.1      Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan membuat halaman penjualan pakan ternak.		1.melakukan interview dengan direktur PT.IWAN CAHAYA SENTOSA 2.melakukan interview dengan karyawan 3.membuat halaman penjualan.

4.2      Departmental Statements of Work (SOW)

Deparmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan Stakeholder	Project Manager, Stakeholder	Melakukan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur fitur yang akan dibuat	Web Developer, Stakeholder	Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur fitur apa yang dilakukan
Melakukan design interface sesuai kebutuhan	Web Designer, Stakeholder	Web Designer dan stakeholder bersama sama mendiskusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder.
Deskripsi hasi kerja(spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Stakeholder, Team Project	Team Project harus mampu mendeskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholder mengenai asuksi proyek.
Testing aplikasi	Tester	Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang dibuat
Implementasi aplikasi	Team Project	Melakukan implementasi web.

4.3      Project Deliverables

Milestone	Deliverable
1.Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek	·         Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek ·         Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder ·         Menentukan patasan proyek ·         Menentukan estimasi kebutuhan dana awal ·         Dokumentasi pertemuan ·         Dokumen kebutuhan proyek
2.melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (karyawan)	·         Mendapatkan data tambahan
3.Pembuatan sistem(Prototyping)	·         Mendapatkan hasil website sementara ·         Layanan website sudah bekerja 50% ·         Dokumen pengembangan aplikasi(progress)
4.Design Interface	·         Hasil design website sudah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan ·         Dokumen pengembangan aplikasi (final)
5.Presentasi Prototype pada Stakeholder	·         Mendapatkan feedback dari Stakeholder ·         Informasi mengenai kebutuhan minor ·         Dokumen kebutuhan proyek
6.Presentasi Produk Akhir	·         Layanan berjalan sesuai kebutuhan stakeholder ·         Sistem berjalan dengan lancar ·         Produk telah diimplementasikan

4.4      Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah proses untuk pembayaran dan pengiriman barang.selain itu pengolahan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.

4.5      Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable Included	Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	25/03/2016	·         Informasi mengenai PT.IWAN CAHAYA SENTOSA ·         Informasi Stakeholder yang terlibat ·         Informasi proses bisnis yang ada ·         Informasi pakan yang dijual ·         Dokumen kebutuhan	High
Analisa hasil Interview	02/04/2016	·         Mendapatkan kebutuhan utama ·         Dokumen kebutuhan (final)	High
Desain sistem dari interface	10/04/2016	·         prototype	High
Presentasi ke Stakeholder	15/06/2016	·         Feedback dari stakeholder mengenai prototype aplikasi ·         Dokumen perubahan (mengenai feedback)	Medium
Testing aplikasi	24/06/2016	·         Memperoleh dokumentasi testing aplikasi	High
Hosting dan domain aplikasi	28/06/2016	·         Melakukan pembelian domain dan implementasi aplikasi web.	Medium

5        PROJECT CONDITIONS

5.1      Project Assumptions

·         Proyek ini diamsuikan suatu proyek yang bertujuan untuk membantu penjualan pakan ternak PT.IWAN CAHAYA SENTOSA

·         Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan diperbaharui informasinya agar mendapatkan data yg faktual dan terupdate.

5.2      Project Issues

Kriteria Prioritas:

1.High:membutuhkan fokus yang tinggi dan harus segera diselesaikan

2.Medium: membutuhkan feedback dari stakeholder sebelum milestone diselesaikan

3. low: diselesaikan setelah milestone prioritas tinggi diselesaikan.

No	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatkan musibah	low	Project Manager	Jika suatu saat terjadi musibah pada angota tim yang membuat anggota tim tidak bekerja	Mempunyai anggota cadangan untuk menggantikan anggota yang sakit.
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi	High	Web Developer & Designer	Ada kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset dan UPS.
3	Data Hilang	High	Team Project	Ada kemungkinan terjadi kehilangan data entah karena virus maupun kerusakan hardware	Melakukan backup data secara berkala dan rutin.lalu menyimpan di layanan cloud.

5.3      Project Risks

No	Risk Area	Likelihood	Riskowner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	High	Project Manager	Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mingkin diadakan pertemuan sesering mungkin walaupun sebentar.
2	Informasi dari Stakeholder utama kurang	Medium	Project Manager	Mencari Stakeholder yang lainnya.
3	Ruang lingkup Proyek Melebar Terlalu luas	High	Project Manager	Melakukan inisiasi diawal mengenai batasan-batasan yang terdapat dalam aplikasi yang akan dibuat
4	Waktu Pengerjaan Proyek terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat Schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
5	Kurangnya personil tim	Medium	Project Manager	Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan.

5.4      Project Constraints

Batasan dari proyek yang akan dikerjakan adalah sebagai berikut:

·         Proyek hanya akan melakukan pembuatan halaman penjualan

·         Fitur yang diterapkan dalam proyek sesuai dengan permintaan awal stakeholder yang telah disepakati sebelumnya.

·         Proyek yang berjalan sesuai dengan anggaran awal yang sudah disediakan

·         Tingkat sekuritas aplikasi sesuai dengan permintaan stakeholder.

6        Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin . Interview dengan pihak Stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan dan mendapatkan informasi yang kiita butuhkan.

7	Project Team Organization Plans

Project Team Role	Project Team Member	Responsibilities
Project Manager	Admiral Budi Arviansyah	·         Melakukan interview terhadap stakeholder ·         Melakukan pembagian tugas ·         Mengontrol tim proyek ·         Bertanggungjawab atas berjalannya proyek ·         Mengatur keuangan
Web Developer	Admiral Budi Arviansyah	Melakukan pengembangan aplikasi
Web Designer	Admiral Budi Arviansyah	Melakukan design antarmuka aplikasi
Aplication Analyst	Admiral Budi Arviansyah	Melakukan Analisa terhadap rancangan aplikasi
Dokumentator	Admiral Budi Arviansyah	·         Membuat dokumentasi pengerjaan proyek ·         Membuat dokumentasi pengembangan website
Tester	Admiral Budi Arviansyah	·         Melakukan pengujian terhadap fitur aplikasi yang dibuat ·         Memberikan feedback

8        APPROVALS

Prepared by  : Admiral Budi Arviansyah

Approved by :